Objectif
Préparer un catalogue d’articles pour éviter de ressaisir les mêmes descriptions et prix dans les documents commerciaux.
Avant de commencer
Les propriétaires, administrateurs et responsables disposant de l’accès Catalogue peuvent gérer les articles et les stocks.
Étapes détaillées
- Ouvrez Catalogue, puis Nouvel article.
- Choisissez Produit ou Prestation. Renseignez nom, description, unité, prix unitaire et taux de TVA.
- Pour un produit physique, activez le suivi de stock si vous souhaitez gérer les quantités. Renseignez les paramètres de stock et le seuil d’alerte proposés.
- Enregistrez, puis ouvrez la fiche de stock pour consulter les mouvements et dépôts. Utilisez l’écran Dépôts pour gérer plusieurs lieux et les transferts proposés.
- Dans un devis ou une facture directe, ajoutez une ligne depuis le catalogue et vérifiez la désignation, l’unité, le prix et la TVA copiés dans le document.
- Archivez un article qui ne doit plus être proposé, sans effacer l’historique ; restaurez-le depuis les filtres si nécessaire.
Résultat attendu
L’article apparaît dans le catalogue et peut être repris dans les lignes de devis ou facture. Le stock suivi affiche les mouvements enregistrés et les réservations liées au parcours commercial.
À savoir
Les informations de catalogue sont copiées dans chaque nouvelle ligne commerciale ; corriger l’article n’altère pas les documents déjà créés. Les devis acceptés peuvent réserver les articles suivis en stock, et l’émission d’une facture peut déclencher le contrôle ou la sortie prévue par le workflow.
Problèmes fréquents
- Article absent lors de la création d’un devis : vérifiez qu’il n’est pas archivé et que le module Catalogue est actif.
- Stock indisponible : vérifiez le dépôt et les mouvements/réservations avant d’accepter ou d’émettre le document.
- Montant ancien sur un document : les lignes conservent une copie des valeurs ; modifiez la ligne du brouillon ou créez une révision si le devis est émis.
- Fournisseur introuvable depuis l’article : les fiches fournisseurs ne sont pas directement liées au catalogue.