Factures, acomptes et paiements

Créer, envoyer et suivre une facture

Émettez une facture directe, envoyez le PDF et enregistrez les paiements effectivement reçus.

Objectif

Créer une facture de vente, la transmettre au client et suivre les règlements saisis dans l’application.

Avant de commencer

Vérifiez le client, son adresse de facturation et son e-mail. La facture directe est émise dès sa création ; elle n’est pas un brouillon modifiable.

Schéma de l’émission, l’envoi et la saisie manuelle d’un paiement sur facture. — Après l’émission et l’envoi, seuls les paiements effectivement reçus sont saisis.

Étapes détaillées

Ouvrez Factures, puis Nouvelle facture.
Sélectionnez le client, la date d’échéance et les lignes. Ajoutez des prestations du catalogue ou des lignes nécessaires, puis vérifiez les quantités, prix, unités et taux de TVA.
Vérifiez les montants HT, TVA et TTC, puis choisissez Émettre la facture.
Ouvrez la facture émise pour consulter son numéro, son état et son échéance. Le numéro annuel est attribué à l’émission.
Utilisez l’action PDF pour relire ou télécharger la facture, puis choisissez l’envoi par e-mail pour joindre le PDF au client.
Quand le client règle effectivement, utilisez le formulaire de paiement de la fiche facture. Saisissez date, montant, méthode et, si utile, référence et note.
Si un règlement a été enregistré par erreur, utilisez l’action d’annulation du paiement et indiquez un motif.

Résultat attendu

La facture affiche son total, les paiements actifs, le solde restant et un statut : impayée, partiellement réglée ou payée. Les listes permettent de filtrer les factures à régler et payées.

À savoir

L’application enregistre les paiements que vous lui déclarez ; elle n’encaisse pas automatiquement le client et ne confirme pas les transferts bancaires. Le total payé est la somme des paiements non annulés ; le reste dû correspond au TTC moins ces paiements. Une facture émise ne peut pas être éditée ou supprimée par les actions disponibles. Le PDF inclut HT, TVA, TTC, paiements et reste dû.

Problèmes fréquents

Pas de client ou d’article : créez d’abord la fiche client et vérifiez que le produit/service est actif.
Date d’échéance refusée : elle ne peut pas être antérieure à la date d’émission.
Montant de paiement invalide : il doit être positif, à deux décimales maximum et ne pas dépasser le reste dû.
Erreur d’adresse e-mail : le PDF est envoyé à l’adresse enregistrée sur le document ; corrigez le dossier selon le parcours autorisé.
Erreur sur facture émise : elle est figée ; les routes de modification/suppression n’existent pas. Demandez conseil au support pour la procédure comptable adaptée.
Émission impossible : contrôlez les lignes ; la limite annuelle de numérotation peut aussi être atteinte.