Objectif
Centraliser les coordonnées d’un client et retrouver au même endroit ses devis, factures, chantiers, rappels et l’historique de sa fiche.
Avant de commencer
Connectez-vous à l’espace de la bonne entreprise. Les propriétaires, administrateurs et responsables disposant de l’accès Clients peuvent gérer les fiches.
Étapes détaillées
- Ouvrez Clients, puis choisissez Nouveau client.
- Choisissez Particulier ou Professionnel, puis le statut prospect ou client.
- Pour un particulier, saisissez le prénom et le nom. Pour une entreprise, renseignez sa raison sociale. Le prénom et le nom sont requis pour un particulier ; la raison sociale est requise pour une entreprise.
- Complétez les autres champs utiles : nom commercial, SIREN, SIRET, e-mail, téléphone, adresse, code postal, ville, pays, origine du contact et notes. Ces coordonnées et identifiants sont facultatifs, sauf leur format s’ils sont saisis. SIREN : 9 chiffres ; SIRET : 14 chiffres.
- Enregistrez la fiche. Si des doublons possibles sont détectés, comparez les liens proposés : ouvrez une fiche existante ou confirmez la création si le nouveau client est bien distinct.
- Pour corriger la fiche, ouvrez-la depuis la liste et choisissez Modifier. Les onglets de la fiche donnent accès aux détails, rappels et activités ; selon vos droits, ils affichent aussi les devis, factures et chantiers associés.
Résultat attendu
La fiche est enregistrée et son activité de création ou de modification apparaît dans l’historique. Les documents rattachés sont consultables dans les onglets correspondants ; leur visibilité dépend des droits de votre rôle.
À savoir
Un client peut être prospect ou client. L’archivage, plutôt que la suppression, conserve l’historique et empêche de traiter par erreur un contact inactif. Des rappels datés peuvent être ajoutés depuis sa fiche. Les champs d’adresse sont réutilisés dans les documents commerciaux émis. Les champs de contact ne sont pas obligatoires, mais leurs formats et longueurs sont contrôlés : prénom/nom 120 caractères, raison sociale/nom commercial 180, e-mail 180, téléphone 40, adresse 255, code postal 20, ville 120, pays 2, origine 120 et notes 10 000 caractères maximum.
Problèmes fréquents
- Prénom/nom ou raison sociale manquant : choisissez d’abord le bon type puis complétez l’identité demandée.
- E-mail invalide : vérifiez la présence d’une adresse complète.
- SIREN/SIRET refusé : saisissez uniquement 9 ou 14 chiffres, sans espace.
- Champ trop long : respectez les limites indiquées ci-dessus et réduisez le texte.
- Doublon signalé : vérifiez le client suggéré avant de confirmer la création.
- Devis ou factures absents : vérifiez vos droits ; les onglets financiers ne sont visibles que pour les rôles autorisés.